L’email représente un outil de communication couramment utilisé dans la vie de tous les jours grâce à son efficacité et sa simplicité incontestables. Même si le mail professionnel est moins formel et administratif que la lettre ordinaire, on a souvent tendance à dévier certaines normes de rédaction. Celui-ci reste toutefois un support écrit qui nécessite un minimum d’attention de la part de l’émetteur, donc le professionnalisme est de mise.
Afin d’éviter de se retrouver dans des situations agaçantes, causer des préjudices ou encore froisser son interlocuteur, veillez à adopter les bonnes pratiques suivantes pour écrire un mail professionnel irréprochable avant de cliquer sur l’irréversible bouton “envoyer” :
Vérifier l’email de destinataire
Cela va de soi, pourtant pour un mail professionnel comme pour un mail personnel, il ne faut pas se contenter d’un simple copier/coller de l’adresse de son destinataire. Vérifiez si l’adresse de votre correspondant est exact et ne comporte aucune faute, de crainte que votre message soit envoyé par erreur à une autre personne, ce qui serait particulièrement embarrassant pour vous. Un peu de prudence n’a jamais nui à personne.
Opter pour un objet de mail clair et concis
En privilégiant un titre précis, compréhensible et surtout court (de 5 à 7 mots), on donne à son destinataire une idée claire sur l’objet de son message et surtout l’envie de cliquer pour en savoir plus. Si vous laissez l’objet du mail vide, le message risque de ne pas être lu. Votre destinataire n’a pas forcément le temps de deviner ce que vous voulez lui dire.
Rédiger un message simple et court
Un mail professionnel n’est aucunement synonyme de rédiger un texte littéraire d’une longueur interminable. L’idéal est d’écrire trois paragraphes au maximum avec des phrases courtes et bien structurées. Pour être lu jusqu’au bout, il faut faire preuve de clarté et savoir aller à l’essentiel. Votre destinataire ne doit pas avoir à faire des efforts pour lire et comprendre votre message. Si vous le jugez nécessaire, utilisez des tirets pour aérer votre texte et le rendre plus lisible. À proscrire : les raccourcis orthographiques (comme ceux que l’on trouve dans les SMS) et les phrases entières en majuscules.
Relire et corriger son message
Les fautes de syntaxe, d’orthographe et de grammaire sont rédhibitoires dans les échanges professionnelles. Un texte rempli de fautes ou écrit dans un français approximatif donnent toujours une mauvaise impression. Écrire avec un style soigné et correct est aujourd’hui plus facile que jamais grâce aux outils de correction disponibles dans la plupart des services de messagerie ou des sites prévus à cet effet. Ainsi, en prenant votre temps pour relire votre mail, vous ne repérez non seulement vos fautes de français, mais aussi vous évitez d’oublier d’inclure une pièce jointe dont vous faites mention dans le message.
Bannir les smileys et les emojis
Si vous parlez avec votre famille et vos amis, ces petits bonhommes jaunes traduisent votre humeur et ajoutent une touche conviviale à vos messages. Dans un cadre professionnel, leur utilisation s’apparente à une familiarité excessive et un manque de professionnalisme. C’est donc une mauvaise idée de ponctuer son message avec ces smileys ou emojis, autant opter pour un style neutre et formel pour ne pas avoir l’air incompétent.
Soigner les formules de politesse
Dans les communications professionnelles, la politesse et le respect à l’égard de son interlocuteur sont indispensables. C’est pourquoi un email commence et finit toujours par une brève formule de politesse. Selon le lien que vous avez avec votre destinataire, utilisez les appellations de type “Monsieur”, “Madame”, pour débuter et “Cordialement”, “Respectueusement”, “Sincères salutations” pour conclure votre mail. En revanche, oublier une formule de courtoisie à la fin peut être perçu comme un manque flagrant de politesse.
Les emails font aujourd’hui partie intégrante de la vie professionnelle de tout un chacun. De ce fait, un faux pas dans la rédaction du mail professionnel a de fortes chances de nuire à sa crédibilité et refléter une mauvaise image de soi. Respectez les codes d’écriture professionnelle et vous n’en serez que plus efficace.
